Wie du cloudbasierte Lösungen für effektives Projektmanagement nutzt

Laut einer Umfrage von KPMG sind 67 % der Projektmanager der Meinung, dass ihre Projekte und Programme in den letzten zehn Jahren komplexer geworden sind. Technologien und Software spielen daher eine immer zentralere Rolle für Projektmanager, die komplexe Prozesse bewältigen und Verwaltungsaufgaben vereinfachen möchten.

Eine dieser technologischen Entwicklungen sind cloudbasierte Lösungen. Dabei werden externe Server genutzt, um Projektmanagement über Online-Plattformen und -Tools zu ermöglichen – Projekte lassen sich damit planen, umsetzen und überwachen, ganz gleich, von wo aus man arbeitet – eine Internetverbindung genügt.

Cloudbasierte Lösungen haben die Art und Weise, wie Unternehmen Projekte managen, grundlegend verändert. Sie bieten zahlreiche Tools, die die Zusammenarbeit fördern, Effizienz steigern und mehr Flexibilität ermöglichen. Egal ob du ein kleines Team leitest oder groß angelegte Projekte koordinierst – die Cloud kann ein unschätzbar wertvolles Werkzeug sein.

Der Mehrwert cloudbasierter Lösungen

Cloudbasierte Projektmanagementlösungen zielen darauf ab, Prozesse ortsunabhängig reibungslos zu gestalten. Dabei bieten sie eine Vielzahl an Vorteilen:

• Echtzeit-Zusammenarbeit: Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig an denselben Projektdokumenten arbeiten und Änderungen in Echtzeit vornehmen.
• Zentrale Datenspeicherung: Sämtliche projektbezogenen Dokumente, Ressourcen und Kommunikationsverläufe werden zentral gespeichert und sind für autorisierte Nutzer jederzeit zugänglich.
• Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen lassen sich flexibel an den Umfang eines Projekts anpassen – von kleineren Aufgaben bis hin zu groß angelegten Unternehmensinitiativen.
• Automatisierung und Integration: Viele cloudbasierte Tools verfügen über Automatisierungsfunktionen und lassen sich mit anderen Softwaresystemen verbinden, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Im Gegensatz zu traditionellen Projektmanagement-Methoden, die häufig mit zeitaufwendiger Abstimmung und dem Risiko von Missverständnissen verbunden sind, bieten cloudbasierte Ansätze sofortige Updates – so bleibt dein gesamtes Team auf dem gleichen Stand, ganz gleich, ob es remote, im Büro oder hybrid arbeitet.

Zudem können cloudbasierte Lösungen kostengünstiger sein als klassische Projektmanagement-Software. Viele dieser Tools funktionieren über ein Abomodell, bei dem Unternehmen nur für die Leistungen zahlen, die sie tatsächlich benötigen. Dadurch entfallen hohe Anfangsinvestitionen in Softwarelizenzen sowie laufende Kosten für Wartung und Updates auf lokalen Servern.

Cloudbasierte Lösungen gezielt einsetzen – für erfolgreiches Projektmanagement

Es gibt zahlreiche cloudbasierte Tools für das Projektmanagement – jedes mit eigenen Funktionen, die sich für unterschiedliche Anforderungen eignen.

Asana

Asana ist ein leistungsstarkes cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, mit dem Teams ihre Arbeit effizient koordinieren und organisieren können. Die Plattform ist äußerst flexibel und ermöglicht es, Aufgaben, Projekte und Teamkommunikation zentral zu steuern. Mithilfe von Gantt-Diagrammen lassen sich Projektzeitpläne und Deadlines visuell nachverfolgen.

Asana überzeugt vor allem im Bereich Aufgabenmanagement und Teamzusammenarbeit. Der Fortschritt einzelner Projekte wird transparent dargestellt – so behalten Projektverantwortliche Fristen und Abhängigkeiten im Blick. Aufgaben können klar zugewiesen und priorisiert werden, sodass alle Teammitglieder wissen, wofür sie zuständig sind. Das minimiert Engpässe und steigert die Produktivität. Die nahtlose Integration mit anderen Apps optimiert zudem Arbeitsabläufe, spart Zeit und reduziert Fehlerrisiken.

Trello

Trello ist bekannt für seine einfache, visuelle Herangehensweise an das Projektmanagement und nutzt ein kartenbasiertes Kanban-Board-System. Das Tool eignet sich ideal für Teams, die eine intuitive und unkomplizierte Lösung suchen.

Dank des visuellen Aufbaus können Projektverantwortliche den Status von Aufgaben und Projekten auf einen Blick erfassen. Gerade bei kleineren Teams oder weniger komplexen Vorhaben spielt Trello seine Stärken aus. Der Projektstatus lässt sich per Drag-and-Drop schnell anpassen, und durch die Integration mit anderen Tools wird eine reibungslose Kommunikation und gemeinsame Dateinutzung ermöglicht. Die einfache Handhabung verkürzt die Einarbeitungszeit – so kann das Team das Tool zügig und effizient einsetzen.

Monday.com

Monday.com ist eine vielseitig anpassbare, cloudbasierte Plattform, die sich flexibel auf die Anforderungen unterschiedlicher Branchen zuschneiden lässt. Sie unterstützt Teams dabei, sowohl einfache Aufgaben als auch komplexe Projekte effizient zu steuern.

Besonders hervorzuheben ist die hohe Anpassungsfähigkeit: Projektmanager können Workflows erstellen, die genau zu den Prozessen ihres Teams passen. Funktionen wie Zeiterfassung und Workload-Management helfen dabei, Ressourcen gezielt einzusetzen und Fristen einzuhalten.

Automatisierungen reduzieren manuelle Aufgaben und schaffen Freiräume für strategische Arbeit. Die Dashboards von Monday.com liefern Echtzeit-Einblicke in die Projektleistung und unterstützen so fundierte, datenbasierte Entscheidungen.

Wrike

Wrike ist eine umfassende Projektmanagement-Lösung mit erweiterten Funktionen für Teams, die große und komplexe Projekte steuern. Die Plattform unterstützt sowohl agile als auch klassische Projektmanagement-Methoden.

Ihre besondere Stärke zeigt Wrike bei der Verwaltung komplexer Projekte mit vielen Beteiligten. Echtzeit-Kollaborationstools sorgen dafür, dass alle stets auf dem aktuellen Stand sind. Erweiterte Reporting- und Analysefunktionen liefern tiefgehende Einblicke in die Projektperformance – so können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, um das Projekt sicher auf Kurs zu halten.

Jira

Jira, entwickelt von Atlassian, ist ein leistungsstarkes Tool, das vor allem im agilen Projektmanagement – insbesondere in der Softwareentwicklung – zum Einsatz kommt. Es bietet umfangreiche Funktionen zur Fehlerverfolgung, Sprint-Planung sowie zur Unterstützung von Continuous Integration und Continuous Deployment.

Mit den Funktionen für Backlog-Management und Sprint-Planung behalten agile Projektmanager ihre Entwicklungszyklen im Griff. Die fortschrittlichen Reporting-Tools liefern wertvolle Einblicke in den Projektfortschritt und die Teamleistung – und fördern so eine kontinuierliche Verbesserung.

Smartsheet

Smartsheet verbindet die vertraute Oberfläche einer Tabellenkalkulation mit den Funktionen eines modernen Projektmanagement-Tools. Die Plattform ist äußerst vielseitig und eignet sich für unterschiedlichste Anforderungen in verschiedensten Branchen.

Die Rasteransicht ähnelt Excel, was den Einstieg für viele Teams erleichtert. Dank ihrer Flexibilität lässt sich Smartsheet sowohl für einfache Aufgabenlisten als auch für komplexe Projektpläne nutzen. Gantt- und Kalenderansichten bieten einen klaren Überblick über Zeitpläne, während automatisierte Workflows den manuellen Aufwand verringern und den Projektverlauf effizient unterstützen.

Darüber hinaus helfen die integrierten Ressourcenmanagement-Funktionen dabei, Überlastungen im Team zu vermeiden – ein entscheidender Faktor, um Deadlines einzuhalten.

ClickUp

ClickUp ist eine All-in-One-Projektmanagement-Plattform, die darauf abzielt, mehrere einzelne Tools zu ersetzen – mit umfassenden Funktionen für Aufgabenverwaltung, Dokumenten-Zusammenarbeit und Zeiterfassung.

Dank seines breiten Funktionsspektrums kann ClickUp als zentrale Anlaufstelle für alle projektbezogenen Aktivitäten dienen. Die Aufgabenmanagement-Funktionen sorgen dafür, dass jeder im Team weiß, was bis wann zu erledigen ist. Mit integrierten Docs und Wikis wird der Wissenstransfer gefördert – ein wichtiger Aspekt für langfristige Projektkontinuität. Die Zeiterfassung hilft Projektverantwortlichen dabei, die Produktivität im Blick zu behalten und das Budget einzuhalten.

Die Plattform bietet außerdem flexible Ansichten, sodass Teams so arbeiten können, wie es für sie am besten passt.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, cloudbasierte Projektmanagement-Tools einzusetzen

Laut PWC besteht ein klarer Zusammenhang zwischen dem Einsatz cloudbasierter Projektlösungen und der erfolgreichen Umsetzung von Projekten. Für Teams, die ihre Projektperformance verbessern möchten, ist der Umstieg auf geeignete Cloud-Technologien ein logischer Schritt. Sie ermöglichen Automatisierung, Echtzeit-Zusammenarbeit und sparen Projektverantwortlichen wertvolle Zeit – wichtige Voraussetzungen für effizientes Projektmanagement.

Zertifizierung nicht vergessen!

PWC hat außerdem festgestellt, dass „Mitarbeiterentwicklungsprogramme den größten Einfluss auf die Projektleistung haben, wenn sie regelmäßig eingesetzt werden“. Wenn du deine Projektteams stärken möchtest, bist du bei der ILX Group genau richtig: Wir bieten vielfältige Weiterbildungsangebote – unter anderem PRINCE2®, PRINCE2 Agile, ITIL® sowie ausgewählte Soft Skills-Kurse.