PRINCE2® für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) anpassen

PRINCE2® (Projects in Controlled Environments) ist eine bewährte Projektmanagement-Methode, die dir einen klaren, strukturierten Ansatz für Projekte jeder Größe bietet. Sie überzeugt durch ihre Flexibilität, Skalierbarkeit und den klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann PRINCE2 in seiner Standardform jedoch schnell komplex wirken. Doch wenn du die Methode gezielt an die besonderen Anforderungen und Herausforderungen deines Unternehmens anpasst, profitierst du von den Vorteilen – ohne dich in starren Prozessen zu verlieren.

Aber wie gelingt es KMU, PRINCE2 so zu nutzen, dass es im Alltag wirklich praktikabel, effizient und hilfreich ist? Genau hier setzt die Anpassung an – und zeigt, dass professionelles Projektmanagement auch in kleineren Organisationen funktioniert.

PRINCE2 an die Bedürfnisse von KMU anpassen

Du kannst PRINCE2 problemlos nutzen und gleichzeitig so schlank und einfach halten, dass es zu den Anforderungen deines Unternehmens passt – egal ob Zeit, Ressourcen oder Budget begrenzt sind. Dabei helfen dir zum Beispiel diese Ansätze:

Dokumentation verschlanken

Eine der größten Herausforderungen für KMU bei PRINCE2 ist der hohe Dokumentationsaufwand. Zwar sorgt eine gute Dokumentation für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, doch für kleinere Teams mit begrenzten Ressourcen kann sie schnell zur Belastung werden. Deshalb gilt:

• Konzentriere dich auf die wichtigsten Dokumente wie Business Case, Projektplan und Risikoregister
• Nutze klare, kompakte Vorlagen, die sich schnell ausfüllen und pflegen lassen
• Setze auf kollaborative Tools wie cloudbasierte Projektmanagement-Software, um Dokumente jederzeit zugänglich und aktuell zu halten

Rollen und Verantwortlichkeiten anpassen

Gerade in KMU sind Projektteams oft klein – und du oder dein Team übernehmen mehrere Aufgaben gleichzeitig. PRINCE2 sieht klar definierte Rollen vor, etwa Projektmanager*in, Lenkungsausschuss und Teammanager*in. Damit das auch für kleinere Teams funktioniert, kannst du:

• Rollen zusammenlegen, wo es sinnvoll ist – zum Beispiel übernimmt die Projektleitung zusätzlich die Aufgaben der Teamleitung oder der Projektunterstützung
• Kernaufgaben klar definieren – auch wenn eine Person mehrere Rollen übernimmt, bleibt so alles abgedeckt
• Die Geschäftsführung oder das Management als Lenkungsausschuss einbinden, dabei aber den Aufwand für sie schlank halten

Prozesse pragmatisch skalieren

Die PRINCE2-Prozesse lassen sich flexibel an den Umfang und die Komplexität deines Projekts anpassen. Gerade kleinere Projekte in KMU brauchen oft nicht jede Phase so detailliert, wie es die Methode vorgibt. So kannst du vorgehen:

• Projektstart verschlanken, indem du das „Vorbereiten eines Projekts“ direkt mit der Phase „Initiieren eines Projekts“ zusammenlegst – das spart Zeit bei der Planung
• Weniger Phasen einplanen – bei sehr kleinen Projekten reicht oft eine einzige Phase aus, damit du dich voll auf das Endergebnis konzentrieren kannst
• Steuerungs- und Berichtspflichten vereinfachen – fokussiere dich auf die wichtigsten Meilensteine und Ergebnisse, anstatt jede Phase einzeln detailliert zu kontrollieren

Agilität in den Fokus rücken

Gerade KMU müssen oft flexibel und schnell auf Veränderungen reagieren – was auf den ersten Blick nicht immer zu PRINCE2s klarer Struktur passt. Genau hier bietet PRINCE2 Agile® die passende Lösung. Denn das Prinzip „Anpassen an die Projektumgebung“ macht die Methode flexibel und praxisnah. Du kannst zum Beispiel:

• Steuerung und Kontrolle je nach Risiko und Komplexität anpassen
• Iteratives Arbeiten mit regelmäßigen Feedback-Schleifen einbauen
• Den Kurs flexibel ändern, wenn neue Informationen oder sich ändernde Unternehmensziele es erfordern

Auf die wichtigsten Elemente konzentrieren

Nicht jeder PRINCE2-Baustein ist für jedes KMU-Projekt relevant. Entscheidend ist, dass du dich auf die Punkte fokussierst, die den Erfolg deines Projekts wirklich sichern – dazu gehören:

• Business Case: Behalte den Nutzen immer im Blick und stell sicher, dass dein Projekt echten Mehrwert schafft
• Risiken: Gerade bei begrenzten Ressourcen ist ein aktives Risikomanagement unverzichtbar
• Organisation: Klare Rollen und Verantwortlichkeiten – auch wenn sie schlanker ausfallen
• Qualität: Lege von Anfang an fest, was Qualität für dein Projekt bedeutet, und passe die Qualitätssicherung dem Projektumfang an

Skalierbare Tools einsetzen

Mit den richtigen Tools und Technologien kannst du PRINCE2-Prozesse deutlich vereinfachen – und so die Methode auch für kleinere Unternehmen leichter umsetzen. Zum Beispiel:

• Nutze Projektmanagement-Software, die PRINCE2-Grundsätze unterstützt und trotzdem flexibel ist – wie Trello, Asana oder Microsoft Project
• Automatisiere Routineaufgaben wie Terminplanung, Fortschrittskontrolle und Berichterstattung, um dein Team zu entlasten
• Setze auf cloudbasierte Plattformen, die eine einfache Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten in Echtzeit ermöglichen – so hat dein gesamtes Team immer Zugriff auf die neuesten Informationen

Training und Support bieten

Damit PRINCE2 bei dir im Unternehmen wirklich wirkt, ist es wichtig, dass dein Team die Methode versteht und weiß, wie sie sich flexibel anwenden lässt. Mit gezieltem Training und laufender Begleitung schaffst du dafür die besten Voraussetzungen:

• Motiviere dein Team, eine PRINCE2-Zertifizierung bei uns zu absolvieren – durch unser akkreditiertes Training
• Biete begleitendes Coaching und Support an – besonders für Teammitglieder, die neu bei PRINCE2 sind und lernen sollen, die Methode praxisnah einzusetzen
• Plane In-House Schulungen, um das erworbene Wissen nach der Zertifizierung gezielt im Unternehmen anzuwenden, Sicherheit im Umgang mit PRINCE2 aufzubauen und den Wissenstransfer im Team zu fördern.

PRINCE2 bietet dir eine solide Basis für professionelles Projektmanagement – doch gerade für kleine und mittlere Unternehmen kann die komplette Umsetzung herausfordernd wirken. Wenn du die Methode gezielt an deine Ressourcen, Abläufe und Rahmenbedingungen anpasst, holst du dir die Vorteile ins Haus – und bleibst dabei flexibel und handlungsfähig.

Mit dem richtigen Ansatz sorgst du dafür, dass deine Projekte sauber gemanagt werden, Risiken im Blick bleiben und deine Unternehmensziele erreicht werden – und das alles in einem Rahmen, der zu deinem Unternehmen passt.